Оглавление:
- Что такое тайм-менеджмент, и кому он нужен?
- Основы тайм-менеджмента
- Как теорию применить на практике?
- Что делать, если накопилось слишком много дел?
- Корпоративный тайм-менеджмент
Английское выражение тайм-менеджмент означает организацию времени каждым человеком для скорейшего достижения поставленных целей. Как это ни странно звучит, надо научиться управлять своим временем, чтобы постоянно успевать выполнить все, что задумано на каждый день.
Что такое тайм-менеджмент, и кому он нужен?
Тайм-менеджмент – это управление временем, эффективное распределение рабочего времени с помощью:
- определения задач, выполнить которые следует в ближайшее время;
- постановки приоритетных заданий, имеющих первоочередное значение;
- контролирования того, что удалось выполнить самому или коллективу в целом.
Причины нехватки времени:
- отсутствие желания выполнять какую-либо работу;
- индивидуальная неорганизованность;
- отсутствие материального стимула;
- слишком длительная предварительная подготовка к конкретному заданию.
Если решить вопросы по устранению данных причин, то производительность во много раз возрастет и окупит затраченные средства.
Основы тайм-менеджмента
Основные принципы тайм-менеджмента – распределить свое время правильно. Для этого рекомендуется каждый вечер составлять план действий на следующий день, отмечать, что уже сделано, и добавить вновь возникающие новые задания. Именно вечером лучше видится, что следует завтра сделать в первую очередь. Рекомендуется рассчитать, сколько времени понадобиться для выполнения каждого задания по плану.
Руководителю среднего или крупного предприятия не рекомендуется взваливать на себя львиную долю заданий. Следует доверять персоналу значительную часть мероприятий, подробно разъясняя цели, задачи, правила выполнения заданий. Требуется проверять правильность и сроки сделанной работы. Таким образом, среди сотрудников можно выявить толковых помощников.
- Проблемы, которые не терпят отлагательства. Количество срочных задач не должно превышать двух. И эти дела необходимо выполнить безотлагательно, на следующий день. Требуется подробно расписать:
- цель выполнения данной работы;
- как именно и кем конкретно будет выполняться работа;
- в какие сроки, и в какой временной промежуток;
- способ выполнения задания.
- Отделить важные, но не такие срочные дела в отдельную подгруппу. Их рекомендуется выполнять, если будет свободное время. Через несколько дней они станут первоочередными и переместятся в первый пункт.
- Выделить отдельно мелкие текущие дела, которые надо выполнять ежедневно, чтобы они не накапливались.
Также следует выделить определенное количество времени на внезапно появившиеся срочные дела, чтобы в случае форс-мажорных обстоятельств не оставлять без выполнения срочные проблемы. Если все идет по плану, и срочные дела не возникли, этот промежуток времени можно занять решением других текущих задач.
На следующий день желательно стараться уложиться в заданное время, выполняя запланированные мероприятия.
Записывать важные дела и отмечать, что уже сделано, результативнее на бумаге, чем в уме.
Планирование времени, как способ самоорганизации, важен не только на производстве, но и в домашних делах. Придерживаясь предварительно составленного расписания, можно значительно быстрее сделать домашнюю работу, освободив достаточное время для занятий с детьми и своего хобби. Именно поэтому тайм-менеджмент для женщин и мам так важен.
Если человек умеет учитывать время дома, то эти навыки пригодятся ему и на работе.
Видео о правилах тайм-менеджмента
Как теорию применить на практике?
Основные правила тайм-менеджмента заключаются в том, чтобы каждый человек смог поставить себе:
- реальную цель, имеющую определенные сроки выполнения;
- уметь среди множества предстоящих дел выбрать наиболее важные и срочные, запланировав их выполнение на завтрашний день;
- знать и успешно использовать инструменты тайм-менеджмента: еженедельник, план, делегирование дел сотрудникам;
- повторение учения тайм-менеджмента до тех пор, пока применение знаний не войдет в привычку.
Упражнения по тайм-менеджменту рекомендуется давать при обучении на тренингах для сотрудников компании. Желательно привлекать профессионала – специалиста, который умеет не только красиво рассказать теорию, но и применить ее на практике, ответить на вопросы слушателей.
Тренируясь изо дня в день, человек постепенно изменяет отношение к рабочему времени:
- повышается производительность труда;
- появляется время на семью и отдых;
- улучшается материальное положение;
- видя свои результаты, появляется интерес к выполняемой работе, даже если она однообразная.
Что делать, если накопилось слишком много дел?
Самое подходящее время для начала работы – утро. В это время умственные и физические возможности человека активируются по максимуму. Экстремальный тайм-менеджмент учит, как следует поступать в условиях «аврала», когда скапливается много дел, требующих немедленного реагирования одновременно.
Видео о книге "Экстремальный тайм менеджмент"
Для начала рекомендуется воспользоваться подробным планированием своих действий с учетом помощи всего коллектива:
- Распределить обязанности между сотрудниками и проследить, как они выполняются, сколько времени затрачивается на определенную работу.
- Руководителю следует выделить несколько часов на просмотр электронной почты, проверку результативности работы коллектива. Постараться, чтобы это занятие происходило всегда в определенный промежуток времени, избегая помех со стороны персонала и партнеров по бизнесу.
- Если запланированное мероприятие выполняется в течение нескольких минут, то следует его выполнить немедленно.
- Не рекомендуется откладывать начало действия на потом, так как это, скорее всего, означает – никогда.
- Планируя действие, следует ставить немного завышенные цели, чтобы лучше использовать выделенное время.
- Не рекомендуется задерживаться на работе или брать задание на дом. Нехватка времени для выполнения производственного задания – первый признак неумения правильно использовать рабочее время.
- Результативный тайм-менеджмент невозможен без регулярного отдыха, поэтому при планировании следует учитывать время на отдых.
Корпоративный тайм-менеджмент
Практическое применение концепции тайм-менеджмента наиболее полно и понятно определил консультант Джерард Харгривес:
- рекомендуется планировать рабочее время с выделением наиболее важных дел для выполнения их в первую очередь;
- наиболее сложную работу следует выполнять в промежуток времени, позволяющий лучше сконцентрироваться, чтобы никто не отвлекал;
- для каждого дела следует выделить определенное количество времени и посвятить его только тому, что спланировано;
- производственные совещания и собрания следует начинать в точно назначенное время, не ожидая опоздавших сотрудников;
- самые важные и трудные проблемы следует решать по утрам;
- встречи с партнерами лучше назначать на дневное время;
- следует стараться выполнить в течение дня все намеченные мероприятия, оставив определенный промежуток рабочего времени для вновь возникших неотложных дел.
При планировании мероприятий желательно использовать бумажный носитель – ежедневник тайм-менеджмента. Не следует покупать объемный фолиант, лучше небольшую и удобную для ношения при себе книгу. Мысли, записанные на бумаге, приобретают больший вес и практичность, чем сохраненные в голове. Тем более что во время сна подсознание человека продолжает работать, подсказывая порой верное решение сложной проблемы.
Человек, который хочет добиться больших успехов в работе, а, значит, получать больше денег за свой труд, заинтересован в том, чтобы как можно лучше изучить корпоративный тайм-менеджмент для грамотного распределения своего рабочего времени. Десятки книг, написанных на эту тему, учат эффективно использовать время, чтобы всегда успевать сделать все запланированные дела, решать проблемы по мере их возникновения.
А Вы уже начали следовать правилам тайм-менеджмента? Помогает ли он Вам? Расскажите об этом в комментариях.
